KSE in de cloud

Identity en Accessmanagement bij Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur

Person
Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Maarten Steenbakkers

Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur in de cloud

Een onafhankelijke scholengemeenschap die al vroeg vaststelde dat zoveel mogelijk richting de cloud moest: Leon Geers, de toenmalige hoofd facilitaire dienst en ICT, was zijn tijd ver vooruit. De huidige conrector bedrijfsvoering van de Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur vertelt over de digitale migratie van de school, gefaciliteerd door IT-Workz.

De Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur (KSE) bestaat uit één locatie, twee gebouwen - voor de brugklas en de overige jaren - en verschillende ‘leshuizen’, voor in totaal zo’n 2.500 leerlingen en 230 medewerkers. “De leerlingen zitten per leerjaar bij elkaar. Leshuis één, het brugklasgebouw dus, bestaat uit mavo, havo en vwo, leshuis twee bestaat uit de tweedejaars van mavo, havo en vwo, et cetera”, legt Leon Geers uit. In 2006 begonnen in Etten-Leur als hoofd van de facilitaire dienst en ICT is hij vandaag conrector bedrijfsvoering van de scholengemeenschap. De KSE is een éénpitter, wat betekent dat er géén overkoepelend scholenbestuur bestaat. “Dit maakt dat wij slagvaardig in kunnen spelen op ontwikkelingen en zelf onze weg kunnen bepalen”, zet Geers de voordelen van de scholenstructuur uiteen.

In zijn tijd als hoofd facilitaire dienst en ICT, zo rond 2012, wist Geers al dat de toekomst van onderwijs-ICT in de cloud lag. “Op dat moment hadden wij nog een eigen IT-afdeling die toen nog traditioneel van opzet was en een server park die aan vervanging toe was. Het aantal vaste pc's liep richting de duizend apparaten. Ook hadden we een beperkt aantal laptops en het beheer daarvan was echt verschrikkelijk omslachtig: zó moeilijk viel dat toen al te beheren.” Als tien laptops al problemen opleverden, zouden meer dan 2.500 devices, voor leerlingen en docenten, al helemaal onbeheersbaar worden met de toenmalige infrastructuur, waarbinnen alle applicaties lokaal draaiden. Geers: “We voorzagen toen al dat alles richting de cloud moest, maar van ‘alles lokaal’ naar ‘alles in de cloud’ was een hele klus.” Stap voor stap werden lokale applicaties ingeruild voor cloud-varianten.

 

Identity en Access Management
Toen meer en meer applicaties in de cloud kwamen te staan, diende de volgende uitdaging zich aan. “Want we kwamen er vervolgens achter dat alle applicaties vanaf dat moment naast elkaar draaiden. Ieder systeem had zijn eigen cloud-omgeving, met één gemeenschappelijke deler: de eindgebruiker. Die wil natuurlijk zo min mogelijk lastig worden gevallen met allerlei gebruikersnamen en wachtwoorden.” Daar moest de KSE dus iets voor gaan regelen. “We wilden met single sign-on gaan werken, maar daar was de wereld toen eigenlijk nog niet klaar voor.” Eerst gingen de eigen servers van de KSE eruit, en ging alle data as is over naar IT-Workz, compleet met alle instellingen. “Op deze manier wilden we ook voorkomen dat de verouderde hardware het zou begeven. Iets wat alsnog gebeurde, een week voordat we overstapten op de systemen van IT-Workz.” Een week lang geen toegang tot e-mail: het hoeft niet te verbazen dat de eerste werkende dienst van IT-Workz de Microsoft Outlook van Office 365 was.

 

Kleine details, grote gevolgen
Het transformeren van de KSE was een ingewikkeld en langdurig proces, waar IT-Workz niet alleen in meegroeide, maar de school ook uitstekend bij heeft geholpen. Geers: “Ik kan niet anders zeggen dan dat de architecten van IT-Workz prima werk hebben geleverd. We hebben diepgaande gesprekken gehad, waarbij het heel vaak ging over hele kleine details met hele grote gevolgen.” Afdalend van de hoge ICT-berg kom je bij steeds minder ‘sexy’ stukken binnen de ICT terecht, die vertellen wat er in het dal, de kern van de ICT-infrastructuur, eigenlijk allemaal gebeurt. “Dan moet je de techniek echt begrijpen, om de juiste stappen te kunnen zetten. Daar waren de medewerkers van IT-Workz uitstekend toe in staat.” Ook wat betreft het luisteren naar de klant. “IT’ers zijn gewend heel erg naar de kastjes waarmee ze werken te kijken, terwijl ze zich veel meer op de klant moeten richten. Wat wil diegene en waarom op deze manier?”

Twee partijen kunnen in een gesprek het gevoel hebben op één lijn te zitten, om er vervolgens bij het aanleveren van de technologische oplossingen achter te komen dat dit toch niet het geval was. Geers: “Kritische vragen blijven stellen en het kennen van de kleinste technische details maken dat dit wordt voorkomen: met name dáár is een partij als IT-Workz van toegevoegde waarde.”

 

 

Heb je vragen over deze case? Neem dan contact met ons op.