Klaar voor de toekomst

Veluwse Onderwijsgroep kiest voor Office 365 en Identity Management.

Person
Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Michel van Pelt

Veluwse Onderwijsgroep kiest voor Office 365 en Identity Management

Met verschillende scholen in het primair en voortgezet onderwijs behoort de Veluwse Onderwijsgroep tot de middelgrote onderwijsinstellingen. Innoveren stond langere tijd niet hoog op de agenda van de onderwijsgroep, maar Henk Orsel heeft als ICT-deskundige de noodzaak daartoe inmiddels over weten te brengen. IT-Workz heeft Office 365 en een nieuwe inrichting voor Identity Management bij de Veluwse Onderwijsgroep geïmplementeerd. Hiermee sorteert de scholengroep voor op de digitale toekomst.

 

De Veluwse Onderwijsgroep bestaat uit zestien basisscholen en tien scholen in het voortgezet onderwijs (waarvan negen in Apeldoorn en één in Twello), met in totaal zo’n 14.000 leerlingen. “Alle locaties werken onder één bestuurlijke paraplu, met dus ook één ICT-afdeling”, verduidelijkt Henk Orsel de organisatorische structuur. Als IT-manager van de Veluwse Onderwijsgroep geeft hij leiding aan een professionele IT-afdeling en is hij verantwoordelijk voor digitale innovaties en informatiemanagement. De ICT-systemen van de Veluwse Onderwijsgroep konden wel wat vernieuwing gebruiken. “Ons educatieve domein was behoorlijk verouderd. We draaiden tot voor kort op Windows 7 en we wilden de overstap maken naar Windows 10. Ook wilden onze docenten dat hun leerlingen de beschikking zouden krijgen over het voor iedereen begrijpelijke en veilige Office 365. Daarnaast was de informatievoorziening erg versnipperd: een inlogpagina hier, een linkspagina daar. We waren dus op zoek naar één overzichtspagina, waar alle diensten en producten bij elkaar staan. Dat hebben we gevonden in IT-Workz’ Campuz 365, dat alle SaaS-oplossingen bundelt.” Dat de Veluwse Onderwijsgroep niet alleen Campuz 365 en Office 365 bij IT-Workz besloot af te nemen maar ook koos voor de domeinconsolidatie en een nieuwe inrichting van Identity en Acces Management (IAM) had alles te maken met de omvang van de gehele operatie. “Toen we eenmaal bezig waren, leek het ons ook heel verstandig om alle koppelingen eens kritisch tegen het licht te houden. We wilden er uiteindelijk ook voor zorgen dat leerlingen en medewerkers met één unieke inlog overal bij kunnen.” Heel bewust werd dus ook dit project opgestart.

 

Zoektocht

Toen wensen en eisen eenmaal in kaart waren gebracht was het voor Orsel zaak een partij te vinden die hen gedurende het gehele proces zo goed mogelijk kon ondersteunen. “We zagen de operatie als een serie deelprojecten die naast elkaar zouden lopen: de migratie van Windows 7 naar Windows 10, dat we zoveel mogelijk applicaties als een SaaS-oplossing zouden gaan gebruiken, de wensen met betrekking tot Identity en Access Management (IAM), dat we Office 365 zouden gaan gebruiken en het uiteindelijk gebruikmaken van één centraal portaal.” Met verschillende partijen werd gesproken en bij diverse organisaties werden offertes opgevraagd; uiteindelijk viel de keuze op IT-Workz. Samen met hen werd een route uitgestippeld die het personeel van zowel het primair als voortgezet onderwijs én de middelbare scholieren van de Veluwse Onderwijsgroep van een moderne en toegankelijke ICT-infrastructuur moest gaan voorzien. “We hebben kundige IT-specialisten in house en hebben een aantal anderen in laten vliegen voor deze projecten, maar we hadden nog verdere, beheerste ondersteuning nodig.” IT-Workz voorzag de Veluwse Onderwijsgroep hierin.

Openhartoperatie

Niemand hoefde de Veluwse Onderwijsgroep namelijk uit te leggen dat een groot ICT-project in het verschiet lag. “Ik heb gedurende de implementatie de term ‘openhartoperatie’ meermaals horen vallen. Daar valt het eigenlijk wel mee te vergelijken.” Projectmanagement is hierbij cruciaal. “We hadden hier vanuit IT-Workz een zeer goede projectleider op staan. Iemand die alle taken heel strak in het oog hield. Daarnaast stond er een stuurgroep op de verschillende projecten. Hierin zaten zowel mensen van IT-Workz als van de Veluwse Onderwijsgroep. Orsel: “In totaal hadden we, op verschillende momenten, wel zo’n tien werknemers van IT-Workz over de vloer.”

 

Stap-voor-stap

Grote IT-projecten zoals bij de Veluwse Onderwijsgroep worden, vanzelfsprekend, stap voor stap uitgerold. Allereerst moesten bronbestanden en -data schoon zijn, om zonder vervuiling de eerste vernieuwingsslag te kunnen slaan. “We startten met het IAM-traject, zodat alle koppelingen vernieuwd waren en alle rollen en rechten opnieuw konden worden toegewezen.” Daarnaast werden processen kritisch tegen het licht gehouden. “Voor ons eigen Informatiebeveiliging en Privacy (IBP)-beleid leek het ons verstandig om verschillende werkprocessen goed door te nemen en opnieuw in te richten.” Zo kwam er ook een nieuw wachtwoordbeleid binnen de onderwijsgroep met multi-factor authenticatie. Op advies van IT-Workz ging de Veluwse Onderwijsgroep eveneens gefaseerd live met de vernieuwde ICT-infrastructuur. “Eerst zijn we met Identity en Access Management live gegaan en vervolgens zijn we steeds bij twee à drie scholen het domein om gaan bouwen, van Windows 7 naar Windows 10.” Op deze manier was het behapbaar en konden er andere taken bij worden geschoven. “We hebben bijvoorbeeld ook nieuwe computers en touchscreens geplaatst.” De Veluwse Onderwijsgroep en IT-Workz benutten hier de weekenden en vakanties voor. “We zijn pas overgestapt op Campuz 365 toen leraren en leerlingen aan de nieuwe domeinen gewend waren.”

 

Trainingen

Docenten moeten ICT-vragen van hun leerlingen kunnen beantwoorden. Om ervoor te zorgen dat iedere leraar hiertoe in staat is, worden, opnieuw in samenwerking met IT-Workz, trainingsmogelijkheden aangeboden. Geen ‘moeten’, maar ‘mogen’. “Verplichte scholing werkt niet, want wat de een moeilijk vindt is voor de ander gesneden koek. Je moet het zo duidelijk mogelijk aan diegene uitleggen, of dit nu is via een buddy-systeem, een instructievideo of simpelweg een handleiding”, aldus Orsel. Op deze manier is de Veluwse Onderwijsgroep klaar voor de toekomst. “Eentje waarin alles in de cloud staat en alle systemen vlekkeloos samenwerken. Ik ben trots op de behaalde resultaten en zie het als een geslaagde samenwerking tussen IT-Workz, de collega’s van de scholen en onze eigen ICT’ers. Volgens mij een perfect voorbeeld van een geslaagde migratie in onderwijsland.”

 

 

Henk Orsel
IT-manager Veluwse Onderwijsgroep

 

 

Meer informatie
Heb je vragen of wil je meer informatie over de ICT-oplossingen voor het onderwijs van IT-Workz? Neem dan contact op met onze accountmanager Michel van Pelt via m.vanpelt@it-workz.nl of onze salesafdeling via sales@it-workz.nl.

Heb je vragen over deze case? Neem dan contact met ons op.

Foto medewerker

Michel van Pelt

accountmanager