Werkplekbeheer door IT-Workz

het selectieproces

Person
Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Michel van Pelt

Werkplekbeheer door IT-Workz

We zochten een partij die vertrouwd is in het onderwijs, die de juiste tools en skills heeft en een toekomstvisie heeft die past in de huidige maatschappelijke ontwikkeling. En toen kwamen we bij IT-Workz uit.” Aan het woord is Paul Schoemaker van Onderwijsgroep Galilei.

Scholen zijn verplicht om aanbestedingen te doen. “Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: aanbestedingen zijn niet geliefd in het onderwijs. Het brengt vaak veranderingen met zich mee en er komen externe partijen bij kijken”, vertelt Paul Schoemaker, beleidsmedewerkers bestuursdienst van Onderwijsgroep Galilei. Paul heeft de aanbesteding vanuit Galilei begeleid.

“Ons contract liep af, dus het was tijd om een nieuw aanbestedingstraject in te gaan. Ons huidige systeem – waar we tevreden over zijn – nemen we, als één geheel, bij één leverancier af. We hebben de IT-dienstverlening nu opgesplitst naar verschillende partijen. Office 365 en data hebben we bijvoorbeeld bij een andere partij belegd. Hierdoor kunnen we onze eigen behoefte aan verschillende functionaliteiten meer inhoud geven. IT-Workz gaat de werkplekken beheren op alle vijf scholen die onder Galilei Onderwijsgroep vallen. Dat zijn 4.800 leerlingen en 600 medewerkers. Dit zijn grote aantallen, waardoor alles geautomatiseerd toegepast moet worden.”

Waar hebben jullie op gelet bij de selectieprocedure?
“Bij een aanbestedingstraject vraag je uit op basis van eisen en wensen, waarbij je je wensen zo goed mogelijk moet formuleren zodat je de partij krijgt die daar het best invulling aan kan geven. Er waren acht partijen die ingeschreven hebben op onze uitvraag en IT-Workz kwam uiteindelijk als beste uit de bus. We zochten een partij die vertrouwd is in het onderwijs, de juiste skills en tools heeft en een toekomstvisie heeft die past in de huidige maatschappelijke ontwikkelingen. We hebben specifiek gevraagd naar projectplannen, werkwijzen, hoe ze omgaan met storingen, hoe de contactmomenten onderling zijn geregeld, wat het interne opleidingstraject voor hun personeel is, welke methoden ze gebruiken, enzovoort. Je formuleert eigenlijk een wensenpakket waarop zij kunnen inschrijven en waarop zij kunnen laten zien dat zij aan onze visie voldoen hoe goede IT-dienstverlening eruit hoort te zien.”

Hoe maak je uiteindelijk een keus voor de beste partij?
“Je moet een keuze durven maken op basis van een juiste verhouding in prijs en kwaliteit. En dat is best moeilijk. Je wilt de beste, maar je wilt ook de juiste prijs. IT-Workz kwam naar voren op het gebied van procesomschrijving, de juiste technieken om de daadwerkelijke uitrol te realiseren en een goed projectplan met overdrachtsmomenten, goed communiceren en overleggen. Met de ontvangen antwoorden waren we in staat om heel goed te beoordelen of een partij die vaardigheden al toepast. Je ziet snel genoeg aan een tekst of het een geformuleerde tekst is of een tekst die binnen de organisatie al leeft. Dat is de kunst van het aanbesteden.”

Heb je nog tips voor een aanbestedingstraject?
“Het is handig om een aanbesteding vroegtijdig te beginnen. We hebben een projectteam gevormd met verschillende personen, met onder meer een van onze directeuren. Verder zijn we langs alle scholen gegaan om alles te inventariseren en te bespreken. Ook is het belangrijk dat je je eisen en wensen heel goed formuleert. Hier hebben we dan ook veel tijd aan besteed.

Wat verwachten jullie van de samenwerking met IT-Workz?
“Een onderwijsomgeving is een overlegomgeving. Een partij die met ons zaken gaat doen, moet een bepaalde resoluutheid hebben om het proces te borgen. Zorgen dat we niet te veel in discussies terechtkomen, maar dat we knopen doorhakken. We hebben de aanbesteding in juli afgerond. Voor 1 december 2019 hopen we te migreren. We zitten nu in het proces van elkaar leren kennen, het afstemmen van procedures en het zorgen dat we deze ook gaan invullen. We zouden over een half jaar eens kunnen terugkijken hoe alles is gegaan.”