Onderwijs op afstand geen enkel probleem voor INNOVO

Moeiteloos digitaal samenwerken dankzij uitgekiende roadmap

Heb je vragen, of zin in een kop koffie?

Sylvia Elzinga

Onderwijs op afstand geen enkel probleem voor INNOVO

Binnen een onderwijsorganisatie met meer dan veertig scholen, is moeiteloos samen kunnen werken essentieel. Zeker met lesgeven op afstand als – vooralsnog – nieuwe realiteit. Binnen koepelorganisatie INNOVO, dat vanuit Heerlen haar locaties voor primair onderwijs in Midden- en Zuid-Limburg aanstuurt, heeft men dit uitstekend voor elkaar, door zich de laatste jaren vol te focussen op plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken. Ton Giessen, beleidsmedewerker ICT, vertelt over de successen die gedurende de implementatie en adoptie van Office 365 zijn geboekt en hoe INNOVO hier juist nu de vruchten van plukt.

 

 

INNOVO is een koepelorganisatie met 44 scholen voor primair onderwijs onder haar vleugels. In totaal heeft de organisatie meer dan 9000 leerlingen en 1100 personeelsleden, waarvan ongeveer 900 onderwijskrachten. Inmiddels werken alle medewerkers met behulp van Office 365 en via Teams met elkaar samen en is het onderling delen van documenten en gegevens eenvoudig mogelijk geworden, met dank aan de Azure-cloudmigratie. Daar hebben INNOVO en IT-Workz de afgelopen jaren samen hard aan gewerkt en het nut daarvan wordt nu – ten tijde van de coronacrisis –concreet aangetoond.   

 

Een omvangrijke organisatie als INNOVO is er namelijk bij gebaat om het communiceren onderling zo toegankelijk mogelijk te maken, om het samenwerken tussen de scholen verder te stimuleren. Tegelijkertijd was dit ook een van de grootste uitdagingen binnen INNOVO. “We wilden het efficiënt uitwisselen van data en bestanden mogelijk maken”, aldus ICT-beleidsmedewerker Ton Giessen van INNOVO. Maar binnen de oorspronkelijke private cloudomgeving ging dat niet zo gemakkelijk. “Een ander nadeel aan de oude situatie was dat het personeel op een aparte telewerkomgeving moest inloggen wanneer iemand thuis wilde werken.”  

 

Werkafspraken omtrent het opslaan van data voor collega's binnen INNOVO

 

Een marathon met een eindsprint
Het was dus de hoogste tijd om een andere weg in te slaan. Er moest een platform komen waarop men onderling vrij kon communiceren en informatie uitwisselen. Om dit te realiseren, moest INNOVO naar de cloud migreren. “We kozen daarbij voor Office 365. De transitie naar de cloud was voor de meeste personeelsleden namelijk al een enorme verandering. Aangezien zij al gewend waren om met Office-programma’s te werken, bleven we met Microsoft zo dicht mogelijk bij wat ze al kenden.”

 

Giessen en zijn collega’s onderschatten in dit project het belang van adoptie allerminst. Je kunt nog wel zo’n mooie digitale leer- en werkomgeving creëren, maar als niemand daarmee wil werken, heb je er weinig aan. “Zo’n overgang heeft een grote impact op iedereen binnen de organisatie, dat hadden we allang door. Niet alleen qua techniek moest alles op orde zijn, maar ook voor een geslaagde adoptie moesten we grote stappen zetten”, aldus Giessen. Met behulp van een routekaart werden, samen met IT-Workz, de te zetten stappen minutieus voorbereid. De routekaart stippelde een marathon uit, maar door de coronacrisis moest INNOVO uiteindelijk nog een sprint trekken, om de adoptiestrategie bijtijds uit te rollen. En dat is gelukt. “Inmiddels werken al onze medewerkers op afstand met behulp van Teams. Dit werkt ontzettend fijn en efficiënt. Zeker bovenschools en op ons servicebureau bestond er écht de behoefte om via zo’n omgeving samen te werken. En dat krijgt nu ook concreet vorm. Men is echt gemotiveerd om in de nieuwe omgeving aan de slag te gaan”, gaat Giessen kort in op enkele belangrijke succesvolle resultaten.

 

“Inmiddels werken al onze medewerkers op afstand met behulp van Teams. Dit werkt ontzettend fijn en efficiënt.

 

Overzichtelijk gegevensbeheer
Om de sprong naar de cloud en de Office 365-omgeving te maken, zette INNOVO allereerst alle gebruikers over naar de Azure Active Directory (AD). Door dit vervolgens te koppelen aan de personeelsadministratie, behoorden afwijkende functietitels en foutieve rolverdelingen ook direct tot het verleden. “Zodra je in dienst komt, sta je in de personeelsadministratie en nu dus ook automatisch in Azure. Als je directeur bent in de personeelsadministratie, ben je dit ook in de Azure AD-omgeving”, legt Giessen uit. “Het is ook handig dat iemand automatisch uit Azure wordt verwijderd, zodra diegene uit dienst treedt. Op deze manier zijn we AVG-compliant”

 

Vervolgens was het tijd om de on-premise mailserver over te zetten naar de cloud. “IT-Workz moest maar liefst vier terabyte aan data en mails migreren. Dat heeft in zijn geheel zo’n vier weken geduurd. Maar toen dat eenmaal gereed was, waren we al een aardig eind op weg.”

 

Adoptieplan voor Office 365 - INNOVO

 

De INNOVO-standaard
Met een uitgebreid adoptieplan voor ogen en het technische verhaal in kannen en kruiken, kon INNOVO gaan nadenken over de concrete inrichting van de Office 365-omgeving. Ontzettend belangrijk voor de wijze van samenwerken: bestanden die alleen voor de directie bestemd zijn, horen immers niet beschikbaar te zijn voor de rest van het personeel. Regelt iedere school dit voor zich, of moet er een centrale regeling komen? Welke teams moeten we opzetten en welke rechten krijgen de verschillende deelnemers?

 

Om de vele vragen in dit stadium te beantwoorden, stelde INNOVO een standaard op voor de gehele organisatie. “Deze INNOVO-standaard bestaat voor elke school uit zeven Teams die zijn ingericht op basis van de verschillende rollen van de deelnemers. Zo is er bijvoorbeeld een apart team voor directieleden en weer een ander team voor alle personeelsleden van de school. Daarnaast hebben we aparte teams opgesteld voor de onder-, midden- en bovenbouw, om groeps-overstijgend werken te bevorderen. Ook hebben we multidisciplinaire teams voor projecten die meerdere scholen binnen de stichting beslaan”, zet Giessen de samenwerkingsverbanden binnen Office 365 uiteen.

 

“De INNOVO-standaard bestaat voor elke school uit zeven Teams die zijn ingericht op basis van de verschillende rollen van de deelnemers."

 

Oriënteren via startpagina
Tijdens het op orde maken van de techniek en het inrichten van de Office 365-omgeving, werd er veel tijd en aandacht besteed aan adoptie. Op de studiedag voor alle INNOVO-medewerkers was er de algemene bekendmaking van de overgang naar Office 365. Na deze kick-off konden personeelsleden bij een aparte stand terecht voor meer informatie, met vragen en voor de routekaart met de nog te zetten stappen. Giessen: “Na deze bekendmaking hebben we het personeel elke drie à vier weken op de hoogte gehouden met een nieuwsbrief. Hierin vertelden we hoever we waren met de implementatie, legden we uit wat de volgende stappen waren en behandelden we veelgestelde vragen.”

 

Om de personeelsleden te laten wennen aan de nieuwe omgeving, zette INNOVO intussen via Campuz365 een startpagina op. “Via deze startpagina konden collega’s zich alvast oriënteren binnen Office 365. Zo probeerden wij ze warm te maken voor de nieuwe werkwijze en konden we eventuele vragen of bezwaren tijdig ondervangen.”

 

 

Routekaart voor adoptie
Om ervoor te zorgen dat binnen INNOVO alle neuzen dezelfde kant op wezen, heeft de koepelorganisatie nauwkeurig een routekaart uitgestippeld voor de marathon die ze gingen lopen. In verschillende stappen werden mijlpalen gezet en successen behaald.

 

  • Stap 1. Voorlopers aanwijzen
    De instructie van het personeel begint bij de directeuren van de diverse scholen. Zij faciliteren en ondersteunen de implementatie en adoptie beleidsmatig. “Zij moeten uiteindelijk op de scholen het belang van de transitie benadrukken. Daarom heb ik aan alle directeuren een presentatie gegeven om uit te leggen wat zij van de transitie kunnen verwachten en welke rol zij hierin spelen.” Vervolgens is het zaak om op elke school enkele leden aan te wijzen die het voortouw nemen wanneer de nieuwe omgeving wordt gelanceerd. Giessen: “Zij zijn het eerste aanspreekpunt op de scholen, bij vragen over Office 365. Maar nog belangrijker: ze zijn de voelsprieten die tijdens het verloop van de implementatie nauwlettend de voortgang in de gaten houden.”

 

  • Stap 2. School voor school Office 365 leren kennen
    Toen was het tijd om daadwerkelijk met de uitrol van de nieuwe omgeving te beginnen. “Dit gebeurde natuurlijk niet op 44 scholen tegelijkertijd. We zijn eerst gestart met twee pilotscholen en daarna volgden de eerste groep van zo’n andere tien scholen. Toen de coronacrisis het hele traject opschudde, hadden we de nieuwe manier van werken al op 27 scholen uitgerold.” Inmiddels hebben ook de medewerkers van de resterende scholen via videomeetings in Teams de instructies met succes gevolgd.

  • Stap 3. Het personeel verkent Office 365
    INNOVO heeft bovenschools een team van vier adviseurs OICT (onderwijs en ICT), die ieder zorg dragen voor een aantal scholen. “Deze adviseurs geven het personeel een cursus in het omgaan met en werken binnen de nieuwe Office 365-omgeving.” Vervolgens houdt de OICT-adviseur regelmatig een vinger aan de pols en blijft diegene in contact met de voortrekkers op de scholen en de directie, voor het geval zij hulp nodig hebben.

  • Stap 4. Let’s go live!
    Vervolgens kon de nieuwe omgeving eindelijk live gaan. “Iedereen heeft tot een maand na de startbijeenkomst de tijd gekregen om alle noodzakelijke bestanden van de oude server over te zetten naar de nieuwe omgeving. Vervolgens werden de bestanden in de oude omgeving op ‘alleen-lezen’ gezet. Op deze manier gaven we collega's een vriendelijk duwtje in de juiste richting.” Collega's die vervolgens nog steeds niet geheel gewend zijn aan de nieuwe omgeving kunnen een E-learning module volgen over Office 365, die is gekoppeld aan de INNOVO Academie.

De finish is in zicht!
Met de vierde stap eenmaal gezet, is de finish in zicht. Zoals tijdens een marathon ook niet iedereen dezelfde tijd neerzet, is dit gedurende het leren samenwerken met behulp van Office 365 ook niet het geval. Sommige mensen leren immers razendsnel, terwijl anderen hier wat meer tijd voor nodig hebben én krijgen. “De voortrekkers en de OICT-adviseurs kunnen hen hulp aanbieden”, legt Giessen uit. Daarmee benadrukt hij nogmaals het belang van een uitgebreide adoptiestrategie. “Al met al ging deze gehele transformatie een stuk sneller dan we vooraf verwachtten en hebben we de afgelopen tijd gigantische stappen vooruitgezet. Al onze medewerkers werken inmiddels met Teams en weten steeds beter hun weg te vinden binnen Office 365.”

 

"Al met al ging deze gehele transformatie sneller dan we hadden verwacht. Al onze medewerkers werken inmiddels met Teams."

 

Nu staat de volgende uitdaging voor de deur: ook de leerlingen in de nieuwe digitale leer- en werkomgeving (DLWO) introduceren. INNOVO wil dat het onderwijs op afstand na verloop van tijd ook via Teams gevolgd en gegeven kan worden. “We hebben hier nu nog geen structurele aanpak voor, maar deze is wel in de maak. We zien dat de leerkrachten zich nu nog een slag in de rondte werken om via allerlei kanalen onderwijs op afstand mogelijk te maken. Hopelijk delen alle docenten binnenkort bestanden, streamen ze lessen en delen ze instructievideo’s met de leerlingen via Teams”, formuleert Giessen de volgende ambitie van INNOVO.

 

Successen behalen doe je samen
Een nieuwe manier van digitaal samenwerken ontwerpen en invoeren is als het lopen van een marathon: de route is bekend en je stelt jezelf een doel, maar ook een goede voorbereiding is cruciaal. Met een gedegen trainingsplan voor zowel de implementatie als adoptie van Office 365 bereik je met je gehele organisatie uiteindelijk de finish. IT-Workz is jouw coach in dit proces, die je niet alleen helpt de route naar succesvol digitaal samenwerken uit te stippelen, maar er ook voor zorgt dat je op de goede weg blijft.

 

Benieuwd hoe IT-Workz ook jouw onderwijsinstelling kan ondersteunen in het opzetten van een ICT-adoptietraject? Neem dan contact op via info@it-workz.nl of telefonisch via +088 489 6700. Onze onderwijsconsultants helpen je graag verder. Meer lezen over adoptie van Office 365 in de praktijk? Dat kan op de volgende pagina

Vragen? Neem contact met ons op, of bel ons direct: 088-4896700

Stap 1

Vul het contactformulier in

Stap 2

Wij nemen binnen 24 uur contact me je op

Stap 3

We sturen de gewenste informatie toe, of plannen een afspraak in

Sylvia Elzinga

consultant Innovatie