Stichting Scholengroep Leonardo Da Vinci Leiden zet volgende stap in digitaal onderwijs

Na ad-hoc start in Teams nu een beleidsmatige aanpak met Office 365.

Stichting Scholengroep Leonardo Da Vinci Leiden zet volgende stap in digitaal onderwijs

Van een crisisbestendige naar een toekomstbestendige aanpak: sinds de intelligente lockdown is de digitale transformatie binnen Stichting Scholengroep Da Vinci Leiden een flink aantal versnellingen doorgeschakeld. Sander van Tongeren, Hoofd ICT van de scholengroep, ziet voor toepassingen als Teams een blijvende rol weggelegd binnen zijn onderwijsstichting. Met behulp van IT-Workz worden daar nu de volgende stappen in gezet. Op het gebied van automatisering, adoptie én beleid.

 

 

Wat tijdens de intelligente lockdown als gevolg van de coronacrisis nog maar eens werd benadrukt: ICT is tegenwoordig echt de ruggengraat binnen het Nederlandse onderwijs. “Maar geen doel op zich”, benadrukt Sander van Tongeren. Hij is Hoofd ICT binnen de onderwijsstichting, dat met vier locaties doorheen de regio Leiden zit verspreid. “ICT díént een primair doel: goed onderwijs verzorgen. Technologie is dus niet leidend, maar kan wel faciliteren en richting geven.”

 

Wat extreem duidelijk werd toen medio maart de schooldeuren dichtgingen en de gehele onderwijsstichting vanuit huis moest (samen)werken en leren. Helemaal als een verrassing kwam de lockdown niet voor Van Tongeren. “Het borrelde natuurlijk al een week of twee en we voelden wel aan dat er iets stond te gebeuren. Dus een paar dagen voor die beruchte persconferentie zijn we als ICT-afdeling al eens bij elkaar gaan zitten.”

 

 

Topprestatie: 2200 klassen in Teams
Stichting Scholengroep Leonardo Da Vinci Leiden anticipeerde dus al vroegtijdig op wat een paar dagen later inderdaad stond te gebeuren. Van Tongeren: “We zeiden al tegen elkaar: we moeten alvast gaan kijken op welke manier onderwijs op afstand mogelijk is. Gelukkig zaten we al voor minimaal 1,5 been in Office 365: alleen bepaalde data stond er nog niet in. Maar verder was alles ingericht: alle identiteiten van leerlingen en medewerkers waren gereed, dus we konden volledig in Office 365 aan de slag.” Gezien de eerder gemaakte keuze voor Microsoft, was het gebruik van Microsoft Teams in dat opzicht een logische. “Men was alleen nog niet gewend om er daadwerkelijk mee lessen te volgen en te verzorgen.” De ICT-afdeling van Van Tongeren beschikte echter ook niet over de resources om in korte tijd 2200 klassen in Teams aan te gaan maken. Dat moesten de leraren zelf doen. “Dus had ik vóór die zondagavond al een stap-voor-stap-handleiding ‘werken in Teams’ gemaakt.” Toen de schoolpoorten tot nader orde sloten, had Van Tongeren dus al een kant-en-klare manual klaarliggen. “Ik ben zo ontzettend trots op al mijn collega’s. Binnen een week zaten alle docenten en leerlingen in klassenteams en konden er lessen in worden gevolgd en voorbereid.”

 

Teams blijkt een blijver als samenwerkingsplatform

Remote onderwijs was wekenlang de norm voor alle scholen in het land. En toen de scholen langzaam maar zeker weer open gingen, was de volgende vraag: wat nu? “In eerste instantie waren we nog heel erg aan het aftasten. Gaan we volgend jaar weer helemaal open? Er heerste veel onduidelijkheid, maar we waren het er wel over eens dat Teams een blijver is. Waar we het eerst vooral zagen als een ideaal middel voor online lessen volgen en verzorgen, ontdekten we tijdens de lockdown dat het veel méér is.” Teams diende juist als een samenwerkingsplatform. “We kunnen er ook bestanden via delen met elkaar en applicaties zoals die van ThiemeMeulenhoff erbinnen integreren. Of er nu wel of geen fysiek onderwijs mogelijk is: Teams vormt wel echt een mooie aanvulling op het fysiek, klassikaal onderwijs.” ‘Daar moeten we iets mee’, was de tendens.

 

“We waren het er wel over eens dat Microsoft Teams een blijver is"

 

Van handmatig naar geautomatiseerd, samen met IT-Workz
Met de handmatig aangemaakte klassenteams voorzag Van Tongeren dat het hele proces, van manueel klassen toevoegen, aan het begin van het nieuwe schooljaar opnieuw zou beginnen. Van Tongeren: “Ik dacht: dat móét makkelijker kunnen. Ik had immers alle noodzakelijke gegevens om het aanmaken van klassenteams in Microsoft Teams geautomatiseerd plaats te laten vinden én ik had het hier eerder al met IT-Workz over gehad. Dus besloot ik hen eens te bellen.” Samen met IT-Workz werd er vervolgens een functioneel ontwerp opgesteld. “IT-Workz heeft ons hierin echt meegenomen en in geadviseerd. Zij hebben ontzettend veel kennis van het onderwijs, waardoor ze over een basisontwerp beschikken die aantoonbaar werkt binnen het middelbaar- en beroepsonderwijs.” Het basismodel werd vervolgens naar de wensen van DaVinci gefinetuned, waarna het functioneel ontwerp klaar was om in de zomervakantie uitgerold en ingesteld te worden. “En dan is het na de grote vakantie op de spreekwoordelijke rode knop drukken, om te zien dat er vervolgens automatisch 2200 klassenteams worden aangemaakt.”

 

“IT-Workz heeft ontzettend veel kennis van het onderwijs, waardoor ze over een basisontwerp beschikken die aantoonbaar werkt binnen het middelbaar- en beroepsonderwijs"

 

ICT: op de troepen vooruit gelopen
De lockdown bleek uiteindelijk een snelkookpan voor ICT-adoptie binnen Stichting Scholengroep Leonardo Da Vinci Leiden. “Corona heeft ervoor gezorgd dat drie jaar aan ontwikkeling binnen twee werken is uitgevoerd. Dat is ontzettend snel gegaan. Nu willen we zaken wat meer gefundeerd gaan aanpakken.” De ICT-medewerkers van Da Vinci Leiden kwamen soms simpelweg handen en voeten te kort. “Onze functioneel beheerders hebben zich regelmatig op behoorlijk onbekend terrein begeven, bijvoorbeeld wat betreft gegevensuitwisseling tussen de verschillende systemen. Dan merk je dat je eigenlijk ietwat op de troepen vooruitloopt. Maar je moet wel, want de docenten stonden aan het eind van de zomervakantie echt te popelen om met Teams aan de slag te gaan.” Uiteindelijk liep dit allemaal goed af en was de vertraging minimaal.

 

 

Adoptie met behulp van ICT-ambassadeurs 
Ook wat betreft adoptie trekken Da Vinci Leiden en IT-Workz samen op: drie onderwijsmedewerkers binnen Da Vinci ontvangen momenteel trainingen van IT-Workz en worden dé ICT-ambassadeurs binnen de onderwijslocaties zelf. “Daar ben ik ontzettend blij mee, want ik was ook écht op zoek naar ankerpunten op de scholen. Mensen die met hun voeten midden in het onderwijsproces zitten. De bedoeling is dat zij hun collega’s concreet gaan ondersteunen met vragen rondom Office 365 en Microsoft Teams.” De ICT-medewerkers van Van Tongeren kunnen zich op deze manier blijven richten op hun technische taken. “Zij hebben hun handen al vol aan de honderden laptops van onze leerlingen en medewerkers en zaken zoals softwaredistributie.” Door de inzet van de ambassadeurs hoopt de onderwijsstichting nog meer rendement uit zijn ICT te halen. Waarbij het besef leeft dat dit veel meer is dan nieuwe tools en applicaties de schoolgebouwen inrollen. “Als iemand het niet snapt of niet kan, dan gaat uiteindelijk toch niemand met Office 365 en Microsoft Teams aan de slag, hoe mooi het er ook uit ziet.”

“Leren zal steeds meer gepersonaliseerd plaatsvinden, daar kunnen programma’s als Microsoft Teams uitstekend een belangrijke en ondersteunende rol binnen bekleden"

 

Stakeholdermanagement voor beoogd digitaal onderwijs
Wat de aanpak met de ICT-ambassadeurs aantoont, is dat het belangrijk is om álle stakeholders mee te nemen binnen deze digitale transformatie. “En dat is precies wat me zo aanspreekt aan IT-Workz. Zij zien het belang van stakeholdermanagement als geen ander in. Dat bleek wel tijdens het Teams-proces en blijkt nu met de ambassadeurstrainingen en de Pressure Cooker die op de planning staat.”

Met een dwarsdoorsnede van de organisatie wordt dan gekeken welke wensen en behoeften er binnen de organisatie bestaan met betrekking tot de ICT. “Denk hierbij aan directie, management, docenten maar ook de leerlingen: zij moeten er immers ook mee werken. Op deze manier creëer je draagvlak: hoe kun je in hemelsnaam iets niet leuk vinden waar je zelf bij mee hebt mogen denken?”

 

 

Beleid als gereedschapskist  
De onderwijsstichting beschikt inderdaad over Office 365, Microsoft Teams en alle andere tools die daarbij horen, maar hier hoort nog wel een flink beleidsstuk omheen, geeft Van Tongeren aan. “We hebben nu inderdaad een goedgevulde gereedschapskist met allemaal mooi materiaal. Nu is het zaak dat we ook beleid gaan ontwikkelen rondom al die tools en toepassingen: dat we die gereedschapskist dus verder de organisatie in dragen en laten zien wat er allemaal mee mogelijk is.” Het feit dát Da Vinci Leiden over die gereedschapskist beschikt, is een gevolg van de verschillende (complexe) stappen die de stichting de afgelopen periode heeft gezet. Van ad-hoc aan de slag naar een beleidsmatige aanpak: iedere stap daartussenin had impact, maar heeft de onderwijsinstelling steeds verder klaargestoomd voor bestendig digitaal onderwijs. De komende maanden staan nu vooral in het teken van adoptie. “Hier begeleidt IT-Workz ons in, onder meer via de Pressure Cooker, met afgevaardigden vanuit de gehele organisatie.”

"We hebben een goedgevulde gereedschapskist. Nu is het zaak dat we ook beleid gaan ontwikkelen rondom deze tools en toepassingen"

 

Gepersonaliseerd leren met behulp van digitale tools
Werpen we de blik nóg verder vooruit, dan ziet Van Tongeren dat toepassingen als Microsoft Teams een steeds voornamere rol gaan spelen. “Het leren zal steeds meer gepersonaliseerd plaatsvinden: ieder op zijn eigen niveau en tempo, waarbij docenten meer als coaches gaan optreden. Daar kunnen programma’s zoals Microsoft Teams uitstekend een belangrijke en ondersteunende rol binnen bekleden.” Concrete voorbeelden schut Van Tongeren zo uit zijn mouw. “Heb je als leerling om half vijf nog een coachingsgesprek met je docent, maar is om drie uur je les al afgelopen? Dan kunnen dergelijke gesprekken ook remote plaatsvinden. Hetzelfde geldt voor de tienminutengesprekken. Ouders hoeven niet meer beiden op school te komen, maar vader kan bijvoorbeeld ook vanaf de keukentafel inbellen voor het mentorgesprek, terwijl moeder dit vanaf haar werkplek doet.” Allemaal praktische voorbeelden waarbinnen Microsoft Teams een voorname rol vervult in de ogen van Van Tongeren.

 

Techniek en branding kloppen
Er zit dus nog het nodige in het vat, wat betreft digitalisering binnen Stichting Scholengroep Leonardo Da Vinci Leiden, te beginnen met het aanstaande adoptietraject. Over de samenwerking met IT-Workz is Van Tongeren zeer te spreken. “IT-Workz is erg deskundig, maar ook qua branding, de look en feel, ziet hetgeen ze opleveren er goed uit. Binnen het onderwijs moeten je deliverables er ook aantrekkelijk uitzien, anders kan en gaat niemand ermee werken.” Dat heeft IT-Workz goed begrepen. “Ik ben erg enthousiast en ga niet voor niets de nodige vervolgstappen met hen zetten”, aldus van Tongeren. Naast het adoptietraject valt hier ook de ontwikkeling van een DLWO in Office 365 onder. Heuse next steps dus.

"IT-Workz is erg deskundig, maar ook qua branding, de look en feel, ziet hetgeen ze opleveren er goed uit"

 

Benieuwd waar jouw onderwijsinstelling staat binnen haar digitale transformatie? Doe dan onze online test. Nieuwsgierig naar welke stappen er vervolgens nodig zijn om toekomstige onderwijsconcepten als gepersonaliseerd leren mogelijk te maken? Lees dan onze whitepaper of download de bijbehorende routekaart ‘op weg naar het moderne klaslokaal’.

Heb je vragen over dit onderwerp?
Neem dan contact met ons op via de onderstaande button.

Naar contactformulier