Hoe zorg je voor een veilige digitale leeromgeving als IT'er?

De coronapandemie en de versnelde IT-transformatie die daarmee gepaard ging, veroorzaakten de nodige uitdagingen voor beheerders en ICT-coördinatoren. De digitale leer- en werkomgeving moesten ze in rap tempo optimaliseren en de wildgroei aan applicaties indammen. Veel ICT’ers hadden het er maar wat druk mee alles in goede banen te leiden. Hieronder een opsomming van enkele van de grootste uitdagingen van deze periode.

Het inrichten van een digitale leer- en werkomgeving (DLWO) was topprioriteit in het begin van de coronacrisis: heeft iedereen een device? Is de Office 365-omgeving optimaal ingericht? Welke teams moeten we opzetten? En hoe houden we het overzicht? Toen duidelijk werd dat de pandemie niet na een maandje zou overwaaien, moesten ook andere zaken online geregeld worden: ouderavonden, open dagen. Hoe kun je dit online verzorgen? En nadat het ergste stof was neergedaald en er tijd vrij kwam om te evalueren, kwamen vragen opborrelen als: is alles wel goed en veilig geregeld? Een periode vol vragen, die gelukkig ook de nodige antwoorden heeft opgeleverd.


Een veilige digitale leeromgeving

In eerste instantie wil je een DLWO creëren die fijn en eenvoudig werkt voor docenten en leerlingen. Maar bij het inrichten van een goede én veilige DLWO komt meer kijken. Je wilt: 

  1. Een flexibele omgeving
    Kies voor een flexibele en modulaire omgeving waar gebruikers zelf onderdelen aan kunnen toevoegen of verwijderen.

  2. Duidelijke afspraken
    Hoe gaan we samenwerken? En wie is waarvoor verantwoordelijk? Zorg dat je op deze vragen een duidelijk antwoord hebt, zodat je de nieuwe omgeving direct goed kunt inzetten.

  3. Inzicht in wet- en regelgeving
    Is jouw school op de hoogte van belangrijke richtlijnen en voorwaarden op het gebied van privacy en veiligheid? Zorg dat je deze kent en toepast voor zowel leerlingen als docenten en medewerkers.

  4. Gepersonaliseerde informatie en data
    Gebruikersinformatie, persoonlijke bestanden en eigen applicaties moeten getoond kunnen worden aan de diverse gebruikers binnen de school.

  5. Een koppeling met verschillende (externe) systemen
    Zorg ervoor dat de nieuwe DLWO kan worden gekoppeld met de andere (externe) systemen en applicaties die jouw school gebruikt. Bijvoorbeeld voor roostering of cijferregistratie. Zo vindt de gebruiker alles overzichtelijk op één plek.

Steeds vaker kiezen scholen ervoor om docenten en leerlingen met de DLWO te laten werken vanaf hun eigen laptop of tablet. Dit gebeurt dan onder de noemer BYOD, ofwel: Bring Your Own Device. Scholen hoeven op deze manier minder in hardware te investeren, maar des te meer in veiligheid. Als beheerder of ICT-coördinator is het zaak om vooraf een duidelijk authenticatieproces op te stellen binnen de schoolomgeving en rechten (en beperkingen) voor gebruikers in te stellen. Daarna kun je bepalen aan welke voorwaarden de devices moeten voldoen. Een actuele virusscanner en de laatste updates zijn bijvoorbeeld geen overbodige luxe. Ook moet je bepalen hoe men toegang krijgt tot bestanden en (privacygevoelige) data, bijvoorbeeld via tweefactorauthenticatie en een beveiligde VPN-verbinding.


Een soepele uitrol van Microsoft Teams 

Voor scholen die in een Office 365-omgeving werken, was het volgende actiepunt het inrichten van Teams. Een veelgehoorde, specifieke vraag daarbij is welk team het best geschikt is voor vaksecties. Je kunt namelijk vier verschillende Teams aanmaken:

  1. Standaard: toegankelijk voor iedereen, zowel leerlingen als docenten
  2. PLC (Professional Learning Community): docenten en educators kunnen binnen dit team onderling samenwerken
  3. Medewerkers: geschikt voor stafleden, directie en bijvoorbeeld administratie
  4. Klassenteams: voor docenten onderling en leerlingen voor een specifieke klas of vak


Voor vaksecties kun je dus het best een klassenteam aanmaken, omdat je hierin lesmateriaal kunt verzamelen en kunt discussiëren met verschillende leden.

Een goede eenduidige opzet van je DLWO is de basis. Daarom is een adoptie-traject aan te raden. Om draagvlak te creëren voor de nieuwe werkwijze en te zorgen dat iedereen zich ook optimaal in de nieuwe omgeving en haar applicaties kan bewegen. Een sterke basis is zeker in een complexe schoolomgeving noodzakelijk. Meerdere lagen en samenwerkingsstructuren leiden al snel tot een rappe toename van het aantal teams. Het is aan de beheerder om controle te houden over alles wat daar vervolgens bovenop wordt gestapeld. Om chaos in de omgeving te voorkomen, is het verstandig in lifecyclemanagement te investeren. Hiermee automatiseer je het aanmaken, en net zo belangrijk: het verwijderen, van teams binnen de schoolomgeving.

Niet alleen de vorm en omvang van het aantal teams is onderhevig aan verandering. Ook de applicatie zelf past zich continu aan om aan de wensen en eisen van haar gebruikers te voldoen. Als beheerder of ICT-coördinator kun je via MS Learn op de hoogte blijven van alle updates. Hier vind je actuele documentatie en inzichten over de functionaliteiten van Teams, een interactieve producthandleiding, een kennistest en leermodules.



Uit de whitepaper 'Dé digitale leer- en werkplek voor het onderwijs'. Downloaden kan hier. 

Andere zaken op afstand regelen

Na het meermaals opschorten van verschillende evenementen, zoals Open Dagen, studiedagen en interactieve bijeenkomsten bleek uiteindelijk dat hier ook een alternatief voor moest komen. Ook daarvoor bood Teams uitkomst. Het organiseren van live-events vergt echter wel de nodige voorbereiding en planning. Kan iedereen inloggen? Werken de camera en audio naar behoren? Specifiek voor oudergesprekken ontwikkelde IT-Workz een handige tool, om het plannen te vergemakkelijken. Met de tool kunnen scholen de gesprekken eenvoudig in de digitale agenda zetten, wordt automatisch de correcte mentor geselecteerd en wordt bij alle partijen de afspraak direct in de agenda ingeschoten. Het zijn dit soort kleine aanpassingen die het online werken nét even iets makkelijker en overzichtelijker maken.

 

Voor wie wat hulp kan gebruiken

Wil jij het inrichten van en werken met een moderne onderwijsomgeving voor jezelf ook iets makkelijker maken? Neem dan contact op met IT-Workz via e-mail info@it-workz.nl of telefonisch via 088-48 96 700. Onze onderwijsconsultants helpen je graag verder. Of bekijk de thema-pagina 'Welkom bij de Moderne onderwijsomgeving' speciaal voor onderwijsprofessionals.

 

 

 

  

 

 

 


◀ Terug naar thema overzicht

Heb je vragen over dit onderwerp?
Neem dan contact met ons op via de onderstaande button.

Naar contactformulier